13 рекомендаций и инструментов для повышения продуктивности на предприятиях малого и среднего бизнеса

13 рекомендаций и инструментов для повышения продуктивности на предприятиях малого и среднего бизнеса


Очень часто численность сотрудников малых и средних предприятий недостаточна для выполнения всего объема работ. Это значит, что для достижения квартальных показателей эффективности каждый из ваших сотрудников должен работать с максимальной отдачей.

Вот несколько советов и инструментов, которые помогут повысить продуктивность ваших специалистов и не потребуют особых затрат.

Советы по созданию культуры совершенствования производительности труда


1. Хотя бы один день недели должен быть свободен от совещаний

В компаниях любого размера рабочий день сотрудника часто включает в себя множество совещаний и встреч, а времени на настоящую работу практически не остается. Внесите в политику компании пункт о том, что один день недели должен быть свободен от совещаний, чтобы сотрудники всех подразделений могли выкроить хотя бы восемь часов в неделю на выполнение необходимых дел. Убедитесь, что требование «Никаких совещаний» выполняется буквально: никакого общения в конференц-зале, у рабочих столов, по Скайпу и даже наедине.


2. Заканчивайте совещания на правильной ноте

Эрретт Данн, консультант по повышению продуктивности, предлагает заканчивать каждое совещание одним и тем же вопросом: «Кто что будет делать и к какому сроку» Этот вопрос гарантирует, что каждый уходящий с совещания участник будет точно знать, что делать дальше, и вам не придется повторять то, что уже было сказано, во второй раз.


3. Всегда разбивайте крупные цели на более мелкие этапы

Гарвардские исследователи Тереза Амабайл и Стивен Крамер доказали, что уровень мотивации сотрудников повышается гораздо сильнее, если они успешно выполняют несколько мелких задач, а не одну большую. Запуская масштабный проект, обязательно разбейте каждый обязательный этап на несколько легко осуществимых пунктов. В идеале выполнение одной задачи должно занимать не более одного рабочего дня.


4. Регулярно оценивайте полученный опыт

Для постоянного улучшения рабочих процессов и повышения эффективности позаботьтесь о том, чтобы каждая команда регулярно оценивала новый опыт, накопленный при выполнении проектов. Обменивайтесь информацией о том, какие методы оказались удачными, а какие — нет, и обдумайте способы практического применения этих знаний в будущем.


5. Обучите сотрудников методике планирования работы (GTD)

Аббревиатура GTD расшифровывается как «Getting Things Done» (Как привести дела в порядок). Эта методика планирования работы, изобретенная Дэвидом Алленом, поможет вашим специалистам организовать входящие задания и повседневные дела. Основные принципы методики GTD помогают выделить то, что необходимо сделать сегодня, отложить все, что может подождать, и сосредоточиться на выполняемой задаче.


6. Поддерживайте вдохновение сотрудников за счет побочных проектов

Когда вы принимаете сотрудника на работу, высоко оценив его творческие способности и инновационное мышление, вы же не хотите погасить в нем эту искру Позвольте ему тратить часть рабочего времени на «необязательную» работу. Выполнение побочных творческих проектов на благо компании поможет ему сохранить вдохновение.


7. Поощряйте дневной сон

15 минут легкого сна могут оказаться гораздо более эффективными, чем третья по счету чашка кофе или очередная шоколадка. Разрешите сотрудникам отдыхать. Если у вас есть свободная комната для совещаний, установите там небольшую кушетку и таймер, чтобы у людей было место для отдыха и восстановления сил.
Стимулирование продуктивности за счет улучшения инструментов и условий труда

8. Инвестируйте в технологии, упрощающие доступ к информации

Нет большего врага для продуктивности, чем невозможность получить необходимые файлы или важные сведения в нужный момент. Чтобы сделать информацию доступной и положить конец потокам сообщений вроде «Не могли бы вы прислать мне последнюю версию этого документа», приобретайте программное обеспечение для управления проектами (например, Wrike) или для управления документами (Box или Google Drive). Совершенствование технологий поможет участникам вашей команды быстрее выполнять работу и реже сталкиваться с препятствиями.


9. Запретите использование электронной почты для внутренней переписки

Электронная почта — один из тех инструментов, который незаметно пожирает наше время. Чтобы участники вашей команды получали все необходимые рабочие сообщения и не вязли в горах переписки, внедрите другой инструмент для внутреннего общения. Рассылайте все важные новости с помощью таких коммуникационных приложений, как Google Hangouts или Skype. Если кто-то попытается использовать электронную почту, скажите ему, чтобы передал свое послание принятым в компании способом.


10. Автоматизируйте все повторяющиеся задачи

Не заставляйте людей выполнять механическую работу! В современном мире всеобщей автоматизации вы можете освободить свою команду от значительной доли рутинного труда. Такие приложения, как Zapier и IFTTT, помогают объединить все ваши инструменты для автоматизации бизнес-процессов, а кроме того, есть бесчисленное множество средств автоматизации для сферы маркетинга, продаж, разработки и т. д.


11. Измените обстановку в офисе для более успешной работы

Перекрасьте стены или повесьте на них постеры, чтобы повысить сосредоточенность и творческие способности сотрудников. Обратите внимание, в какую сторону повернуты мониторы. Если сотрудник сидит лицом к проходу, это может отвлекать его от работы. Убедитесь, что всем специалистам, предпочитающим работать в тихой и спокойной обстановке, предоставлена такая возможность.


12. Покупайте в офис гаджеты для повышения продуктивности

Сейчас уже есть тысячи разнообразных приспособлений для повышения продуктивности, которые придутся по вкусу вашим сотрудникам и помогут им сосредоточиться. Пусть они выберут то, что им нравится: столы-конторки, эллиптические столы, шумоподавляющие наушники, подушки для поддержания правильной позы за монитором и многое, многое другое.


13. Запасайтесь полезной едой

Вы можете считать, что конфеты и газировка — это отличный способ создать запас продуктов для легкого перекуса в офисе. Но высокое содержание сахара приводит к ухудшению самочувствия и снижению продуктивности. Лучше уж потратиться на закупку более здоровой еды: овощей, орехов, полезных фруктовых напитков и источников сложных углеводов, после поедания которых уровень сахара в крови не станет сказать то вверх, то вниз.